top of page
Screenshot 2025-10-09 102312.png

Fallstudie: Transformering av HR med AI-drivna konversationsagenter

Om klienten

Vår kund är en global ledare inom avancerade, energieffektiva lösningar för luftbehandling och klimatkontroll. Med verksamhet i fler än 30 länder och närvaro i över 50 har företaget fler än 5500 anställda. Organisationen är känd för innovation och excellens och investerar kontinuerligt i ny teknik för att förbättra den operativa effektiviteten och medarbetarupplevelsen.

Om klienten

Vår kund är en global ledare inom avancerade, energieffektiva lösningar för luftbehandling och klimatkontroll. Med verksamhet i fler än 30 länder och närvaro i över 50 har företaget fler än 5500 anställda. Organisationen är känd för innovation och excellens och investerar kontinuerligt i ny teknik för att förbättra den operativa effektiviteten och medarbetarupplevelsen.

Utmaningen

IT-avdelningen stod inför flera utmaningar som är vanliga

i stora organisationer:

​

  • Hög volym av repetitiva förfrågningar: IT-supporten var ofta överbelastad med repetitiva frågor relaterade till lösenordsåterställningar, VPN-problem, enhetspolicyer och systemåtkomst. Dessa förfrågningar tog upp avsevärd tid för personalen, vilket ledde till en långsammare svarsfrekvens för mer komplexa supportförfrågningar.

 

  • Svårigheter att komma åt policyinformation: Anställda hade ofta svårt att hitta svar i långa IT-handböcker och dokumentation som lagrades på flera system. Detta ledde till frustration, inkonsekvent informationsdelning och ineffektivitet i IT-verksamheten.

 

  • Begränsad supporttillgänglighet: Supporten var endast tillgänglig under kontorstid, vilket lämnade anställda utan hjälp under kvällar, helger eller resor mellan tidszoner.

 

  • Spridda informationskällor: IT-handböcker, felsökningsguider och vanliga frågor lagrades i olika databaser, vilket gjorde det svårt att snabbt hämta konsekvent och korrekt information.​

​

Dessa utmaningar belyste behovet av en centraliserad, intelligent och konversationbaserad lösning för att förbättra medarbetsupplevelsen, minsta manuell arbetsbelastning och öka den operativa effektiviteten inom IT. För att hantera dessa utmaningar så utvecklade och driftsatte Digisource en anpassad AI-konversationagent utformad för att fungera som en virtuell IT-assistent för alla anställda.

Plattform och implementering

Agenten byggdes och driftsattes i Azure AI Foundry, vilket säkerställde skalbarhet, datasäkerhet och sömlös integration med klientens IT-infrastruktur. Azure-baserade tjänster som Azure OpenAI, Azure Cognitive Search, Blob Storage och Managed Identities användes för att säkerställa efterlevnad och prestanda i företagsklass.

Screenshot 2025-10-09 111737_edited.png
Screenshot 2025-10-09 103425.png

Översikt över arkitektur​

  • Användargränssnitt: Anställda interagerar direkt med agenten via Microsoft Teams vilket ger enkel åtkomst utan nya verktyg eller inloggningar.

​

  • Åtkomstkontroll: Autentisering och behörigheter hanteras med Microsoft Entra ID (Azure AD) med rollbaserad åtkomst och flerfaktorsautentisering (MFA).

​

  • Kunskapskälla: Alla IT-handböcker, felsökningsguider och policydokument är indexerade i Azure AI Search, som delar upp stora dokument i mindre semantiska bitar för snabb hämtning.

​

  • RAG-baserad intelligens: Systemet använder Retrieval-Augmented Generation (RAG) - hämtar relevanta dokumentavsnitt innan grundade och kontextmedvetna svar genereras genom Azure OpenAI GPT-modeller.

​

  • Orkestrering: En Azure Function App dirigerar frågor, hanterar kontext och hanterar flerturskonversationer effektivt.​

Vilktiga funktionella funktioner​

  • ​Omedelbara svar på IT-frågor: AI-agenten ger snabba, policybaserade svar på frågor om IT-tjänster, åtkomstprotokoll och felsökning.

​

  • Felsökningshjälp: Anställda kan beskriva ett IT-problem på ett enkelt språk, och AI-agenten ger vägledande diagnostiska steg eller hänvisar dem till relevanta självbetjäningsresurser.

​

  • ​Tillgänglighet dygnet runt: Agenten är alltid tillgänglig via Teams och ger support utanför kontorstid, vilket förbättrar den globala medarbetarupplevelsen.

​

  • Säker och kompatibel: Data lagras kvar i organisationens Azure-miljö, krypterad både i vila och under överföring och kompatibel med GDPR-, ISO- och SOC-standarder.

Screenshot 2025-10-09 102940.png

Fördelarna 

  • ​Ökad IT-effektivitet: AI-agenterna har automiserat över 60% av rutinfrågorna, vilket frigör IT-supportteamen så de kan fokusera på problemlösning och projektarbete med högre värde. 

​

  • Minskade svarstider: Anställda får nu omedelbara svar, vilket eliminerar förseningar orsakade av manuell prioritering eller e-postförseningar.

 

  • Förbättrad medarbetarnöjdhet: Med alltid tillgänglig IT-support och konsekventa svar har medarbetarnöjdheten och engagemanget förbättrats avsevärt.

​

  • Lägre driftskostnader: Automatiseringen av repetitiva IT-supportfunktioner har lett till mätbara kostnadsbesparingar inom supportverksamheten.

​

  • Konsekvent och tillförlitlig information: Användningen av en centraliserad AI-kunskapsbas säkerställer att anställda alltid får korrekt och aktuell information i linje med officiella IT-policyer.

​

  • Skalbarhet och flexibilitet: Lösningen är inbyggd i Azure AI Foundry och kan enkelt skalas för att stödja tusentals användare, integreras med nya system eller expanderas till andra områden som HR, ekonomi eller drift.

Slutsats

AI Conversational Agent har förändrat hur anställda interagerar med IT-tjänster. Genom att kombinera generativ AI med säkerhet och skalbarhet i företagsklass överbryggar lösningen klyftan mellan komplex IT-dokumentation och användarvänlig självbetjäning. Genom Azure AI Foundry levererade Digisource ett säkert, kompatibelt och intelligent system som sparar tid, minskar kostnader och förbättrar medarbetarupplevelsen i hela organisationen. Detta projekt visar hur AI-driven tjänsteautomation kan modernisera interna supportfunktioner, och göra det möjligt för organisationer att bli mer flexibla, effektiva och framtidssäkra.

bottom of page